Model NIR (notă de intrare-recepție): exemplu completat și Excel gratuit
Model NIR gratuit pentru restaurant: formularul 14-3-1A în Excel și PDF, un exemplu completat și pașii ca să faci nota de recepție din factură.
Gestiune · Echipa Buono · 9 min de citit
Ce afli din articol
- NIR-ul e obligatoriu doar în cazurile din OMFP 2634/2015, de exemplu la diferențe sau la gestiuni separate.
- Valoarea se calculează pe cantitatea recepționată, nu pe cea de pe factură.
- Modelul 14-3-1A se descarcă în Excel și PDF, cu un exemplu completat.
Sari la un subiect
Un model NIR este formularul prin care primești marfa în gestiune și o treci în contabilitate: ce a venit, cât și cine a verificat. Oficial se numește „Notă de recepție și constatare de diferențe”, cod 14-3-1A, iar oamenii îi spun notă de intrare-recepție sau, pe scurt, NIR. Mai jos găsești modelul în Excel și PDF, un exemplu completat și pașii pe care îi faci la ușa din spate, când vine marfa.
Ce este NIR-ul în contabilitate
Formularul este prevăzut de Ordinul MFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, în anexa cu modelele. Nota servește la recepția bunurilor, la încărcarea lor în gestiune și la înregistrarea în contabilitate.
Ordinul permite fiecărei firme să adapteze modelul în funcție de nevoi (art. 4), deci unele localuri adaugă coloane, altele nu. Numărul de exemplare și circuitul documentului le stabilești tu prin proceduri proprii. Ordinul nu fixează un număr de copii.
Descarcă modelul NIR
Formularul urmează modelul oficial 14-3-1A, față și verso. Excelul se completează pe calculator, PDF-ul gol se tipărește.
- Descarcă modelul NIR în Excel: foi pentru față și verso, plus exemplul completat. Coloana „Valoare” se calculează singură, cantitate înmulțită cu preț.
- Descarcă modelul NIR în PDF: formularul gol, față și verso, de tipărit.
- Descarcă exemplul completat în PDF: NIR-ul din secțiunea de mai jos, gata scris.
Când este obligatoriu NIR-ul într-un restaurant
Anexa 2 la ordin spune că nota de recepție este obligatorie numai în câteva cazuri. În practică, într-un local:
- O singură factură pentru bucătărie și bar. Dacă ai gestiuni separate pentru ele, iar furnizorul îți aduce carne și sticle pe aceeași factură, faci NIR pentru fiecare gestiune. Pentru bar se face alt NIR, cu alt număr. Dacă nu ți-ai împărțit niciodată marfa pe gestiuni, probabil ai una singură: confirmă cu contabilul.
- O lipsă la cântărire. Ai comandat 10 kg de piept de pui și cântarul arată 9,6 kg. Ai diferență la recepție, deci ai NIR.
- Ouă de la un țăran. Bunurile procurate de la persoane fizice se recepționează cu NIR.
- Marfă fără documente. Sosește ceva fără factură sau aviz.
- Bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare.
- Marfă într-o gestiune ținută la preț de vânzare, adică ținută în evidență la prețul de vânzare, nu la cel de achiziție. Dacă faci asta, hotărăște contabilul.
Dacă nu ești în niciunul dintre cazurile astea, recepția se face pe factura care însoțește marfa. Cartofii, ceapa și smântâna de la distribuitorul tău, cântărite corect, nu cer NIR separat. Mulți pun totuși o ștampilă sau o mențiune pe factură. Textul ordinului nu o cere. Dacă marfa vine în mai multe tranșe, faci câte un NIR pentru fiecare tranșă și îl anexezi la factură.
Câmpurile din modelul NIR, unul câte unul
Fața formularului:
| Câmp | Ce scrii |
|---|---|
| Entitatea | Denumirea firmei (SRL-ul) din acte, nu numele localului |
| Număr document și data | Numărul din seria ta și ziua recepției |
| Factură nr. / aviz de însoțire | Documentul furnizorului |
| Furnizor, mijloc de transport, delegat | De la cine vine marfa, cu ce auto; delegatul e șoferul sau cel care predă marfa |
| Denumirea bunurilor, U/M | Cum apar pe factură, cu unitatea de măsură |
| Cantitate conform documente / recepționat | Ce scrie pe factură și ce ai numărat sau cântărit tu |
| Preț unitar, valoare | Prețul pe unitate, fără TVA, și cantitatea recepționată înmulțită cu el |
| Comisia de recepție | Nume și semnătură, trei rânduri |
| Primit în gestiune | Data și semnătura gestionarului |
Într-un local cu opt mese, gestionarul e de multe ori cel care ține cheile de la magazie. Întreabă contabilul pe cine a numit în acte. Câți oameni intră în comisie hotărăști prin procedura firmei, cu contabilul.
Verso-ul se folosește pentru diferențe. Acolo treci cântarul sau proba, participanții la recepție, tabelul „Diferențe (+/-)” cu bunul, cantitatea și valoarea, concluziile comisiei și punctul de vedere al delegatului furnizorului. Dacă totul a ieșit ca pe factură, verso-ul rămâne gol.
Ce nu găsești în modelul oficial: coloane pentru adaos comercial, preț de vânzare cu amănuntul sau TVA neexigibilă, o casetă pentru gestiune sau una pentru CUI-ul furnizorului. Sunt adaptări obișnuite când marfa se ține la preț de vânzare. Dacă le folosești, hotărăști cu contabilul, nu singur din Excel. Ordinul cere ca modelul adaptat să păstreze conținutul minim al unui document justificativ (anexa 1, pct. 2): denumire, emitent, număr și dată, conținutul operațiunii, cantitățile și valorile, numele și semnăturile celor care răspund.
Exemplu completat: NIR 112, piept de pui
Bistro Exemplu SRL primește pe 4 noiembrie 2026 marfa de la Exemplu Distribuție, pe factura EXD 4521 din 3 noiembrie. Pe factură sunt și produse pentru bar, deci se face un NIR pentru gestiunea Bucătărie. Prețurile unitare sunt fără TVA.
| Produs | Pe factură | Recepționat | Preț unitar (fără TVA) | Valoare |
|---|---|---|---|---|
| Piept de pui proaspăt | 10 kg | 9,6 kg | 28,50 | 273,60 |
| Smântână 20%, găleată 1 kg | 6 buc | 6 buc | 17,90 | 107,40 |
| Cartofi albi | 25 kg | 25 kg | 2,40 | 60,00 |
| Ceapă galbenă | 10 kg | 10 kg | 2,20 | 22,00 |
| Ouă M, cofraj de 30 | 2 cofraje | 2 cofraje | 27,00 | 54,00 |
Total NIR: 517,00 lei. La prima linie, valoarea se calculează pe cantitatea recepționată, 9,6 kg înmulțit cu 28,50, nu pe cea de pe factură. Pe factură ar fi 285,00 lei.
Pe verso se trece diferența: lipsă 0,4 kg piept de pui, adică 11,40 lei. Concluzia comisiei: se încarcă în gestiune cantitatea recepționată și se cere furnizorului o factură de corecție. De obicei, furnizorul îți trimite o factură de stornare pentru 0,4 kg. Cum o înregistrezi, vezi cu contabilul. În exemplu, comisia are trei oameni: administratorul, bucătarul-șef și gestionarul, fiecare cu numele și semnătura lui.
Recepția mărfii: cum faci NIR-ul din factură, pas cu pas
Este 9:10, camionul stă în spatele localului, șoferul așteaptă.
La ușă
- Ia factura și compară-o cu comanda. Citește ce scrie pe ea și nu semna nimic încă.
- Numără și cântărește. Ține un cântar lângă ușa de recepție, nu în bucătărie. Smântâna se numără pe bucăți, cartofii se cântăresc, la ouă deschizi cofrajul și te uiți la fiecare. La carne și lactate, verifică și temperatura din camion.
- Scrie ce ai găsit. În coloana „Recepționat” trece ce ai găsit tu, nu ce scrie factura. Lipsurile, marfa stricată și ce ai refuzat merg pe verso, iar delegatul își poate scrie acolo punctul de vedere.
- Semnați. Comisia în rubrica ei, gestionarul la „Primit în gestiune”. Dacă șoferul vrea semnătura ta pe exemplarul lui de factură, scrie lângă ea „recepționat cu diferențe, vezi NIR nr. ...” înainte să semnezi. E un obicei bun, nu o cerință din lege.
După, în birou
- Dă-i un număr. Documentele au o numerotare secvențială, pe serii pe care le alegi tu, de exemplu pe gestiuni. NIR 112 vine după 111. În practică, numerele nu sar: dacă lipsește 113, contabilul o să întrebe de el.
- Păstrează-l la locul lui. Un exemplar se anexează la factură, restul după procedura ta.
- Trimite-l contabilului. Factura și NIR-ul merg împreună.
Automat: NIR-ul dintr-un program de gestiune
Un program de gestiune poate completa antetul, produsele și prețurile din factura furnizorului, primită în format electronic sau introdusă de mână. Cantitatea recepționată o scrii tot tu, după ce ai numărat și ai cântărit. Un program care copiază cantitățile de pe factură ca fiind recepționate scoate NIR-uri care arată bine și sunt greșite.
În program, semnătura nu mai e element obligatoriu, iar firma stabilește prin procedură cum se vede cine a întocmit și cine a aprobat (pct. 11 din anexa 1): un cont cu parolă, un cod, o aprobare în aplicație. În Excel, același lucru: lipești liniile din factură, scrii cantitățile reale, valoarea o face formula.
Greșeli frecvente
- Valoarea pe cantitatea de pe factură. Valoarea NIR-ului se calculează pe ce ai primit.
- Un singur NIR pentru bucătărie și bar, când gestiunile sunt separate.
- Semnături puse a doua zi din memorie. Un NIR semnat pe nevăzute nu te ajută dacă apare o diferență.
- Ouă și legume de la țăran fără niciun document. Trebuie cel puțin NIR-ul.
- Diferența uitată. Dacă nu ceri factura de corecție, plătești marfa care n-a venit. Dacă se întâmplă la fiecare livrare, banii ăștia se adună pe an.
Cât timp păstrezi NIR-urile
Documentele justificative se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite. Un NIR din noiembrie 2026 se păstrează deci până la 1 iulie 2032. Pe hârtie le ții în dosar, pe gestiuni și luni. În program poți păstra documentele pe suport tehnic, cu condiția să se poată tipări oricând (pct. 36).
Ce faci azi
Descarcă Excelul și completează-l cu ultima ta livrare de carne. Apoi uită-te pe lista de mai sus: dacă livrarea a avut o lipsă sau marfă pentru două gestiuni, îți trebuia NIR.
Buono nu face încă NIR și nu ține stocul; sunt în lucru. Pentru costul fiecărui preparat, vezi fișa tehnică a produsului.
Surse
- Ordinul MFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, actul de bază.
- Anexa 1 la ordin, normele generale, cu conținutul minim, numerotarea, documentele electronice și păstrarea.
- Anexa 2, normele specifice, cu cazurile în care NIR-ul este obligatoriu.
- Anexa 3, modelele de documente, unde găsești formularul 14-3-1A.
Verificat la 5 noiembrie 2026. Nu este consultanță juridică sau contabilă: pentru cazul tău, întreabă contabilul.