Raportul Z la casa de marcat: ce este, când îl scoți, greșeli frecvente

Raportul Z de la casa de marcat este documentul care închide ziua de lucru: aparatul tipărește totalurile zilei și le scrie în memoria fiscală. Îl scoți la sfârșitul zilei, după ultimul bon, și îl păstrezi cinci ani. Dacă nu îl scoți, aparatul nu mai emite bonuri după 24 de ore de la primul bon al zilei.

Raport Z casa de marcat: ce este și ce conține

Legea îl numește raport fiscal de închidere zilnică. Normele de aplicare a OUG 28/1999 (aprobate prin HG 479/2003) îl descriu ca documentul de finalizare a gestiunii pe termen scurt, adică a zilei de lucru. Comanda de închidere zilnică este „unică și obligatorie”. „Unică” înseamnă că nu există altă cale de a închide totalizatoarele zilei, nu că ai voie o singură dată pe zi.

Pe hârtie găsești, printre altele:

• denumirea și codul fiscal al firmei, adresa locului de instalare, seria fiscală a aparatului;
• numărul raportului, care crește mereu, plus data și ora;
• numărul bonurilor emise în ziua respectivă;
• totalul încasat și totalul TVA, pe fiecare cotă, plus operațiunile scutite.

La aparatele cu jurnal electronic găsești și:

• numărul și valoarea reducerilor și anulărilor;
• totalurile pe fiecare mijloc de plată (numerar, card);
• sumele de serviciu, adică fondul de rest pus în sertar la începutul zilei.

Contabilul tău lucrează pe baza lui. Normele spun că registrul special și raportul Z sunt documentele din care se înregistrează în contabilitate veniturile din vânzarea directă către populație.

Raport Z și raport X: ce diferență e

Raportul X este o vizualizare a totalurilor de până acum. Nu șterge nimic și nu scrie nimic în memoria fiscală. Îl poți scoate de câte ori vrei, de exemplu la schimbul de tură sau când vrei să vezi cât s-a vândut până la 20:00.

Raportul Z face trei lucruri: tipărește raportul zilei, scrie datele în memoria fiscală și pune la zero totalizatoarele. A doua zi pornești de la zero.

De aceea scoți X înainte de Z. Dacă la X vezi că numerarul din sertar nu se potrivește, încă ai timp să cauți diferența. După Z, ziua e închisă.

Când se scoate raportul Z

Zilnic, la sfârșitul zilei de lucru. ANAF a răspuns în 2019, într-o sesiune de asistență, că dacă aparatul a fost pus în funcțiune, Z-ul se generează la închiderea zilei fiscale chiar dacă nu s-a emis niciun bon. Pentru zilele în care localul stă închis răspunsul nu a fost clar: întreabă contabilul sau service-ul.

• ANAF a răspuns în 2019 că legislația nu interzice ca un Z aferent unei zile calendaristice să fie emis în ziua următoare. Dacă închizi la 2 noaptea, poți deci scoate Z-ul după miezul nopții. Raportul va purta data de sâmbătă, deși vânzările sunt de vineri. Spune-i contabilului.
• Legislația nu interzice nici mai multe rapoarte Z într-o zi calendaristică. Nu scoate totuși Z-uri „de probă”: fiecare ocupă loc în memoria fiscală, iar când rămân sub 60 de închideri, aparatul scrie asta pe Z. Atunci suni service-ul.
• Normele interzic emiterea bonului fiscal fără Z dacă au trecut 24 de ore de la primul bon. Dacă ai uitat Z-ul și primul bon a fost la 18:00, aparatul refuză bonurile a doua zi la 18:00, în plin serviciu.

Pentru neîntocmirea Z-ului nu există în lege o amendă specifică. Dar aparatul blocat te lasă fără bonuri.

Rutina de închidere într-o seară de restaurant

Seară de vineri, local cu 40 de locuri. Ultima masă a plătit la 23:40, tura se închide la 00:30.

1. Verifici că toate mesele sunt încasate. Nicio notă deschisă. După Z, un bon emis intră în ziua următoare.
2. Scoți raportul X. X arată 8.600 lei: 3.420 lei numerar și 5.180 lei card.
3. Numeri sertarul. Dimineața ai pus 300 lei pentru rest. Dacă din sertar ai plătit 45 lei pentru pâinea de la livrare, ar trebui să ai 300 + 3.420 − 45 = 3.675 lei. Numeri 3.670. Diferența de 5 lei se scrie, nu se ignoră. Fiecare scoatere din sertar se notează pe hârtie, cu semnătura celui care a luat banii.
4. Compari cardul cu terminalul POS. Cele 5.180 lei de pe X trebuie să fie cât totalul zilei pe terminalul POS, după închiderea zilei pe terminal (decontarea). Dacă terminalul arată 5.330 lei, 150 lei au trecut pe POS fără să fie înregistrați pe casă, sau un bon a fost anulat după plata cu cardul. Un bacșiș dat pe POS, dar neintrat pe bon, e o cauză frecventă.
5. Scoți raportul Z. Verifici că numărul crește cu 1 față de ieri și că totalul se potrivește cu X.
6. Arhivezi. Z-ul intră într-un biblioraft pe luni, cu X-ul și foaia de numărat sertarul. Hârtia termică se șterge în timp: fotografiază sau scanează fiecare Z, pe lângă hârtie.
7. Îl trimiți contabilului. O poză la fiecare Z sau un scan pe săptămână, cum te-ai înțeles cu el.

La plata cu cardul, legea nu te mai obligă să tipărești și să înmânezi bonul decât dacă îl cere clientul (Legea 317/2024). Cum se înregistrează atunci vânzarea pe aparatul tău, întreabă service-ul.

Casă de marcat sau imprimantă fiscală legată la program

Un local poate lucra cu o casă de marcat clasică sau cu o imprimantă fiscală conectată la un calculator, un terminal POS, o tabletă sau un telefon. Legea consideră ambele aparate de marcat electronice fiscale. Imprimanta fiscală nu are program propriu de vânzare, ci primește comenzile de la programul de casă, iar acel program trebuie să fie înregistrat în biblioteca națională de programe, la ICI București, cu modelele de aparat cu care lucrează.

Raportul Z se scoate la ambele. Întreabă furnizorul programului de casă dacă e înscris în biblioteca națională de programe (ICI București) pentru modelul tău de imprimantă, și cere răspunsul în scris. Despre alegerea programului am scris în soft pentru restaurant.

Cât păstrezi rapoartele și ce amendă e

Raportul Z și registrul special se arhivează cinci ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost emise. Un Z din 14 martie 2026 se păstrează până la 1 iulie 2032. Rola-jurnal de hârtie se păstrează 2 ani de la încheierea exercițiului financiar, jurnalul electronic 5 ani.

Normele de aplicare mai scriu zece ani pentru registrul special. OUG 28/1999, modificată prin Legea 36/2023, act superior și mai nou, spune cinci. Dacă contabilul zice altceva, arată-i textul.

Nepăstrarea rolei-jurnal sau a jurnalului electronic, a rapoartelor Z și a registrului special se sancționează cu amendă de la 4.000 la 6.000 lei.

Dacă aparatul se strică

Până la repunerea în funcțiune, legea îți cere trei lucruri:

1. Anunți imediat distribuitorul sau service-ul autorizat, cum e scris în contract, și notezi în cartea de intervenții data și ora.
2. Înregistrezi toate operațiunile într-un registru special, fără ștersături și fără spații goale, imediat sau cel târziu la sfârșitul zilei de lucru. Registrul este numerotat, sigilat și ștampilat de organul fiscal înainte de folosire.
3. Emiți chitanțe, iar facturi dacă cere clientul.

Service-ul are cel mult 72 de ore de la cererea ta să instaleze un aparat nou sau să înlocuiască memoria fiscală ori jurnalul.

Transmiterea datelor către ANAF

Aparatul trebuie conectat la distanță, ca să transmită date fiscale către ANAF (procedura e în OPANAF 435/2021). Dacă nu poate transmite în perioada maximă admisă, se blochează. Pe fiecare Z se tipărește câte zile au mai rămas: citește rândul ăsta. Cine nu asigură conexiunea riscă o amendă de la 8.000 la 10.000 lei.

Bacșișul pe bon

La localurile cu CAEN 5610 și 5630, bacșișul se trece pe bonul fiscal, indiferent cum plătește clientul, ca articol numit „bacșiș”. Clientul primește înainte o notă de plată cu opțiuni între 0% și 15%. Nerespectarea se amendează cu 2.000 până la 4.000 lei. Cum apare bacșișul pe Z, întreabă service-ul.

Codul QR de pe bon

Data, ora, numărul bonului și seria fiscală trebuie tipărite pe bon și sub formă de cod QR. Amenda e suspendată până la 31 octombrie 2027 (OUG 43/2026), obligația rămâne.

Greșelile frecvente

• Z uitat. Se întâmplă la ora 3, cu echipa obosită. Pune Z-ul pe lista de închidere, cu bifă și nume.
• Z scos înainte de ultima masă plătită. Bonul de 62 de lei al unei mese întârziate intră în ziua următoare, iar sertarul nu se mai potrivește cu raportul.
• X în loc de Z. Cineva alege X în loc de Z. Citește titlul de pe hârtie înainte să arhivezi.
• Rola de hârtie epuizată. Dacă Z-ul iese pe jumătate, nu ai nimic de arătat la control. Întreabă service-ul dacă îl poți retipări din jurnalul electronic. Ține o rolă de rezervă lângă casă.
• Rapoarte aruncate. Z-urile de acum trei ani trebuie să fie încă în arhivă.
• Un singur om știe să dea Z-ul. Dacă e în concediu sau bolnav, seara nu se închide. Învață cel puțin doi oameni.

Închiderea de zi în Buono și casa de marcat

În Buono, planul Servire include o casă internă: vânzare pe loc, încasare cu numerar, card sau mixt (plata cu cardul o faci tot pe terminalul tău), bacșiș, reduceri cu motiv, intrări și ieșiri de numerar. La final există „Închidere de zi”, cu vânzările, numerarul așteptat în sertar, numerarul numărat și diferența. Adică pașii 2-4 din rutina de mai sus, fără foaia de hârtie. Aplicația scrie chiar pe ecran că e un raport intern al localului, nu raportul Z fiscal.

În planul Complet, Buono se leagă de imprimanta fiscală Datecs FP-700 sau FP-800 printr-un program mic pe calculatorul de la casă. Bonul iese din notă, iar raportul Z și X se scot din aplicație, sau Z automat la o oră aleasă. Detalii pe pagina despre integrarea cu casa de marcat și pe prețuri.

Ce faci azi

Ia Z-urile din luna asta și verifică dacă numerele se succed fără goluri. Apoi verifică dacă ai registrul special numerotat, sigilat și ștampilat și un carnet de chitanțe. Nu le faci în seara în care se strică aparatul.

Surse

• OUG 28/1999, privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale: definiția raportului fiscal de închidere zilnică, păstrarea, registrul special, bacșișul, contravențiile.
• HG 479/2003 și Normele de aplicare: raportul Z și X, blocarea după 24 de ore, imprimantele fiscale, registrul special.
• OPANAF 435/2021: conectarea aparatelor la ANAF.
• ANAF, sesiune de asistență „Case de marcat: facilități, obligații, termene”, 6 martie 2019: Z fără bonuri, mai multe Z pe zi, Z emis în ziua următoare.
• OUG 43/2026: suspendarea amenzii pentru codul QR de pe bon.

Verificat la 5 noiembrie 2026. Nu este consultanță juridică sau contabilă: pentru cazul tău, întreabă contabilul.