Soft pentru restaurant: ce piese îți trebuie la început și ce poți amâna

Un soft pentru restaurant e de fapt un set de piese: meniul, comenzile, bucătăria și barul, planul de sală, casa de marcat, stocurile și rapoartele care ies din ele. La deschidere îți trebuie meniul, comenzile, ecranul sau imprimanta din bucătărie și casa de marcat, care e obligatorie. Stocurile și rețetarul pot aștepta câteva luni, până ai furnizori fixi și un bucătar care ține rețetele.

Soft restaurant: piesele, în ordinea în care ți le trebuie

1. Meniul, digital și tipărit

Ai schimbat prețul la ciorba de burtă de la 22 la 25 de lei. Îl schimbi o dată și meniul de pe telefon e la zi, iar hârtia o retipărești din același fișier. Un meniu digital cu cod QR se plătește de obicei prin abonament lunar, fără aparate.

Întreabă dacă poți scoate un meniu de tipărit din același conținut, ce se întâmplă cu alergenii și cu pozele și cât plătești peste o anumită limită de produse. Nu o sări: e cea mai ieftină piesă și cea mai vizibilă. Detalii în meniu digital pentru restaurant și în cât costă un meniu digital.

2. Comenzile: ospătarul cu telefonul și comanda de la masă

La 20:15, într-o vineri, ospătarul care ia comanda pe hârtie face un drum la bucătărie, unul la bar și unul înapoi la masă. Cu aplicația ospătarului, pe telefon sau pe tabletă, comanda pleacă din dreptul mesei și apare direct pe ecranul bucătăriei. Merge un telefon obișnuit, pentru că aplicația rulează în browser. Nu cumperi aparate noi; ospătarii folosesc de obicei telefonul lor. Mai mult în POS mobil pentru ospătari.

Comanda de la masă din QR e un pas în plus. Clientul comandă singur, iar a doua rundă de băuturi nu mai așteaptă pe nimeni. Merge bine pe terase și în săli mari, mai puțin într-un bistro cu opt mese. Cum arată pas cu pas: comandă de la masă prin QR.

Ce se întâmplă cu comanda dacă pică internetul? Cine confirmă comanda clientului, el sau ospătarul? Comanda din QR o poți adăuga în a doua lună. Aplicația ospătarului n-o sări dacă ai mai mult de un ospătar.

3. Bucătăria și barul: ecran sau imprimantă de bonuri

Bucătarul trebuie să vadă ce s-a comandat, la ce masă și de cât timp așteaptă. Două moduri: un bon pe imprimantă sau un ecran, adică un kitchen display care arată comenzile cu minutele trecute. Imprimanta înseamnă aparat, role de hârtie și un zgomot la fiecare comandă. Pentru ecran îți ajunge un televizor cu browser sau o tabletă; ține-o departe de abur și grăsime. Televizorul pe perete doar afișează. Pe tabletă, bucătarul apasă „Gata” și ospătarul află că farfuria e pregătită.

Un bar are alte priorități. Se comandă repede, în grupuri, uneori direct la bar. Contează notele deschise pe client sau pe masă, o notă care se împarte ușor între prieteni și runde de aceleași băuturi trimise fără să tastezi de fiecare dată. Pentru un „POS bar” testează softul cu zece comenzi într-un minut. Bucătărie mare nu ai, așa că ecranul ei rămâne opțional. Vezi și soluția pentru bar, iar pentru bucătărie pagina de ecrane.

Poți amâna ecranul cât timp ești doar tu și un bucătar. Când sunt trei oameni la plită, nu mai poți.

4. Planul de sală

Planul de sală e harta localului pe ecran: sălile, mesele, unde stă fiecare. Ospătarul vede ce mese sunt libere și ce mese au nota deschisă. Cere să vezi dacă mesele se trag cu degetul sau se scriu pe liste și dacă pui un cod QR pe fiecare masă. Sub zece mese poți trăi fără el (orientativ, din practică). Mai mult pe pagina planului de sală.

5. Casa de marcat și imprimanta fiscală

Aici nu ai de ales: bonul fiscal se dă cu un aparat de marcat electronic fiscal. Când un vânzător îți oferă un „sistem POS pentru restaurant”, află dacă include și partea asta. Sunt două feluri. Casa de marcat obișnuită își are propriul program. Imprimanta fiscală nu are program propriu: stă lângă un calculator, un POS sau o tabletă care îi trimite ce să tipărească. Normele de aplicare ale legii (HG 479/2003) cer ca programul care o comandă să fie înregistrat în biblioteca națională de programe de la ICI București, cu modelele de aparate cu care lucrează.

Deci întreabă la obiect: „Ce imprimante fiscale suportați, cu ce modele? De când? Pot vedea un local care o folosește?” Un răspuns vag e un semnal de alarmă.

Dacă softul nu are legătura făcută, rămâi cu casa ta de marcat și cu programul alături. Atunci tastezi nota de două ori, o dată în program și o dată pe casă. Diferențele apar la reduceri, bacșiș și note împărțite, deci compară totalul zilei din program cu raportul Z. Raportul Z îl tipărește și îl memorează aparatul fiscal. Unele programe doar îl comandă. Am explicat în raportul Z la casa de marcat.

Bacșișul are o regulă a lui. Pentru codurile CAEN 5610 și 5630, bacșișul trebuie să apară pe bonul fiscal, ca articol numit „bacșiș” (OUG 28/1999, art. 2^3), iar amenda pentru nerespectare este între 2.000 și 4.000 lei. Întreabă: „Cum ajunge bacșișul pe bonul fiscal?”

Azi: uită-te pe aparat ce model ai și sună distribuitorul sau service-ul: cu ce programe de restaurant are legătură?

6. Stocuri și gestiune

Numele induce în eroare. În română, „program de gestiune restaurant” înseamnă de obicei stocuri: intrări de marfă, NIR, consum, inventar, food cost. Nu înseamnă comenzi la masă, deși cine caută „program gestiune restaurant” poate vrea oricare dintre ele.

Gestiunea cere muncă. Fiecare factură de la furnizor trebuie introdusă, fiecare preparat are nevoie de o rețetă cu gramaje, iar cineva numără rafturile la sfârșit de lună. Dacă nu o face nimeni constant, cifrele greșite sunt mai rele decât lipsa lor. De-asta o pui după ce funcționează restul: când ai furnizori fixi, un bucătar care ține rețetarul și cineva care primește marfa și o verifică. Până atunci, NIR pe hârtie sau în Excel din prima livrare, după modelul de NIR. Pentru costul unui preparat vezi fișa tehnică a produsului.

La vânzător: se poate importa factura? În ce format: PDF, XML, scris de mână? Există rețetar cu pierderi la prelucrare? Poți exporta tot într-un fișier pentru contabil?

7. Rapoartele

La început contează trei: cât ai vândut azi, cât numerar trebuie să fie în sertar și ce se vinde de fapt. De obicei vin cu programul. Cere să le vezi de pe telefon și să le poți scoate în fișier.

Tabelul: ce iei prima dată

Piesă	De ce ai nevoie	Când	Poți amâna?
Meniu digital și tipărit	Prețuri și alergeni la zi, fără retipărit	Înainte de deschidere	Nu
Aplicația ospătarului	Mai puține drumuri, comenzi fără greșeli	La deschidere, dacă ai mai mult de un ospătar	Câteva săptămâni, într-un local foarte mic
Comandă din QR	Runde de băuturi fără să chemi pe nimeni	Când vezi că ospătarii aleargă	Da
Ecran sau imprimantă pentru bucătărie	Bucătarul vede ce are de făcut	La deschidere	Doar dacă ești singur în bucătărie
Plan de sală	Mese libere, note deschise, cod QR pe masă	La deschidere sau odată cu QR-ul	Da, sub zece mese (orientativ)
Casă de marcat fiscală	Bonul fiscal e obligatoriu	Înainte de prima vânzare	Nu
Stocuri, NIR, rețetar	Food cost și inventar	Când ai furnizori fixi și un bucătar care ține rețetele	Da, câteva luni
Rapoarte	Vânzări, numerar, ce se vinde	Din prima zi, cele simple	Cele detaliate, da

„Program de gestiune restaurant gratuit”: ce înseamnă de obicei

Un program de gestiune gratuit, adică stocuri, NIR și rețete, e rar și are de obicei limite. La meniuri și la sisteme POS, gratuit apare mai des, tot cu limite: un număr de produse sau de utilizatori peste care plătești, o siglă a furnizorului pe meniul clientului, funcții importante rămase doar în planul plătit sau hardware vândut separat, la preț întreg.

Un meniu gratuit cu limită mică e un bun început, dacă știi ce se întâmplă la limită. Întreabă: „Ce nu pot face în varianta gratuită? Ce plătesc dacă am 80 de produse? Pot trece la un plan plătit fără să refac nimic? Dacă e doar o perioadă de probă, pot să-mi scot datele la sfârșit?”

Întrebările de pus oricărui vânzător

Pune-le în scris sau ia notițe.

1. Pot să-mi export datele (meniu, vânzări, produse) oricând, într-un fișier? Cine le păstrează dacă mă opresc?
2. Ce se întâmplă când pică internetul într-o seară de sâmbătă? Mai pot lua comenzi, mai pot încasa?
3. Cine îmi răspunde sâmbătă la 22:00, dacă ceva nu merge? Pe ce canal, într-un timp spus în scris?
4. Cât durează contractul, cum îl încetez și ce plătesc dacă plec mai devreme?
5. Pe ce aparate merge: ce telefoane, ce tablete, ce televizoare? Pot folosi ce am deja?
6. Ce imprimante fiscale suportă, cu ce modele și de când? Programul e înregistrat la ICI?
7. Ce nu e inclus în preț: instalare, instruire, hârtie, aparate, comisioane la plata cu cardul?
8. Pot vedea un local real care îl folosește sau măcar o demonstrație pe meniul meu?

Ce face Buono și ce nu face încă

Ce există azi în Buono:

• meniu digital cu cod QR, gratuit până la 30 de produse;
• comenzi de la masă din QR-ul mesei;
• aplicația ospătarului pe telefon;
• ecrane de bucătărie și bar pe televizor sau tabletă;
• plan de sală, cu cod QR pe masă;
• casă și închidere de zi; în planul Complet, bonul fiscal iese direct pe imprimanta fiscală, iar cardul se trece pe terminalul tău.

Legătura cu imprimanta fiscală Datecs FP-700 sau FP-800 e în planul Complet: bonul iese din notă, fără tastare dublă. Detalii pe pagina despre integrarea cu casa de marcat. Stocurile, NIR-ul și rețetele sunt în lucru. Funcțiile sunt descrise pe pagina funcționalități, iar planurile pe pagina de prețuri.

Ce faci azi

Ia o foaie și scrie pe ea piesele din tabel. Lângă fiecare treci „la deschidere”, „peste trei luni” sau „nu mă interesează”. Alege doi vânzători, trimite-le aceleași opt întrebări și notează ce primești în scris.

Surse

• OUG 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale: art. 2^3 (bacșișul pe bonul fiscal) și definiția aparatelor de marcat.
• Normele de aplicare, HG 479/2003: art. 17 lit. e (imprimanta fiscală) și art. 18 alin. 6 (înregistrarea programelor externe la ICI București).

Verificat la 5 noiembrie 2026. Nu este consultanță juridică sau contabilă: pentru cazul tău, întreabă contabilul sau service-ul aparatului.